Провести безупречное мероприятие: ТОП-10 распространенных ошибок и способы их избежать

Организация праздников в Москве

Обширная подготовка — залог успешной реализации любого проекта. В особенности это касается организации событий. Мероприятия требуют четкости, внимания к деталям, слаженной работы и предусмотрительности на каждом этапе. Малейшая погрешность способна обернуться крупными неприятностями.

Провести масштабное мероприятие без единой ошибки чрезвычайно трудно. Тем не менее, некоторых просчетов можно избежать. Об этом пойдет речь далее.

Неверная оценка целевой аудитории

Первостепенная задача при организации мероприятия — определить его целевую аудиторию. Необходимо учесть социальные, демографические факторы, а также интересы и ожидания потенциальных участников.

К примеру, для проведения детского праздника важно подобрать развлечения, соответствующие возрасту гостей и не нарушающие этических норм. В случае с деловым форумом стоит акцентировать внимание на экспертизе приглашенных спикеров и их способности донести актуальную информацию интересным образом.

Неподходящая площадка

Локация во многом предопределяет успех всего мероприятия. Организатор обязан учесть специфику события, количество гостей и вид деятельности. Крупномасштабная выставка потребует просторного помещения, в то время как круглый стол лучше провести в уютном пространстве.

Нелишним будет предусмотреть:

• наличие резервных и техпомещений;
• удобство транспортной развязки и парковок;
• близость гостиниц для иногородних участников;
• соответствие площадки предполагаемой программе.

Ошибки в разработке концепции

Концепция лежит в основе любого события. Ее отсутствие или некачественная проработка неизбежно скажутся на результате.

Четко сформулированная концепция позволит:

• определить тематику, формат, целевую аудиторию и бюджет;
• выстроить программу таким образом, чтобы каждый элемент гармонировал с общей задумкой;
• сформировать узнаваемый визуальный стиль;
• привлечь партнеров, заинтересованных в данном формате.

Одним из важных организационных моментов при проведении событий выступает прокат бытовой техники. Укомплектование площадки дополнительными единицами техники требуемых моделей обеспечит слаженный рабочий процесс. Сотрудничество с арендодателями, имеющими соответствующий парк оборудования, позволит оперативно решить эту задачу на высоком уровне.

Игнорирование закона

К сожалению, нередко происходят случаи, когда организаторы пренебрегают требованиями действующего законодательства. Это чревато не только штрафами, но и риском полной отмены события.

Обязательно следует учитывать:

• правила безопасности на выбранной площадке;
• ограничения на проведение массовых мероприятий;
• требования к реализации алкоголя, использованию пиротехники и привлечению артистов;
• необходимость согласования с контролирующими органами.

Недостаточное информирование целевой аудитории

Отличная концепция и безупречная подготовка могут не принести ожидаемого результата. Причина кроется в некачественном информировании потенциальных участников.

Для эффективного продвижения следует:

• определить наиболее популярные у целевой аудитории информационные каналы;
• разместить яркую и доступную анонсирующую информацию на разных ресурсах;
• продумать призывы к действию, мотивирующие посетить событие;
• обеспечить легкую навигацию и возможность бесплатной регистрации.

Неверная калькуляция затрат

Погрешности на этапе бюджетирования чреваты серьезными финансовыми потерями. Некорректные подсчеты зачастую вынуждают прибегать к неоправданной экономии на ключевых статьях расходов.

Для точного планирования бюджета необходимо проанализировать:

• затраты на аренду площадки и оборудования;
• стоимость оформления и декораций;
• вознаграждение задействованным специалистам;
• расходы на продвижение и организацию питания;
• резерв на непредвиденные расходы (минимум 5-10% суммы).

Недостаточное техническое обеспечение

Отсутствие резервного оборудования, помех при передаче данных и слабый интернет-сигнал способны испортить впечатление от мероприятия. Безупречное техническое сопровождение требует серьезной подготовки.

Важные моменты:

• тщательный подбор и проверка мультимедийного оборудования;
• наличие резервных источников питания;
• привлечение опытной команды технической поддержки;
• контроль бесперебойной работы всех систем в ходе события.

Одним из важных аспектов проведения банкетного мероприятия выступает аренда столов и стульев для банкета. Безупречная сервировка и удобство гостей во многом зависят от наличия достаточного количества соответствующей мебели. Своевременная договоренность с арендодателями позволит реализовать это условие на высшем уровне.

Игнорирование логистики

Невнимание к вопросам логистики порождает беспорядок в процессе регистрации, в работе площадки, а также затрудняет передвижение участников. Последствия могут быть крайне негативными.

Для оптимизации логистики требуется:

• наметить удобные маршруты подъезда к локации для разных групп гостей;
• предусмотреть места для погрузки/разгрузки оборудования и хранения вещей;
• распланировать перемещение участников внутри пространства;
• назначить сотрудников для координации потоков людей.

Халатное отношение к безопасности

Грубейшей ошибкой будет пренебречь правилами безопасности под предлогом удешевления бюджета. Подвергать риску жизнь людей недопустимо вне зависимости от обстоятельств.

Следует обеспечить:

• соответствие локации требованиям противопожарной безопасности;
• наличие необходимых эвакуационных выходов и чёткой навигации к ним;
• достаточное количество сотрудников охраны и медиков на площадке;
• контроль за одновременным присутствием посетителей (не более допустимого лимита).

Недостаток контроля на послемероприятийном этапе

Завершение мероприятия не означает, что всю работу можно прекратить. Послемероприятийная фаза не менее важна и требует пристального внимания.

В этот период необходимо:

• собрать отзывы участников для анализа успешных моментов и недочетов;
• закрыть финансовые вопросы, в том числе выплату окладов персоналу;
• подготовить подробный отчет по итогам мероприятия;
• проанализировать причины возможных проблем и сделать выводы;
• определиться с датами и форматом следующего события.

Игнорирование этапа подведения итогов лишает организаторов возможности усовершенствовать процесс. В результате накапливаются однотипные ошибки, и каждый раз приходится преодолевать одни и те же трудности.

Заключение

Организация мероприятия требует колоссальных усилий и максимальной ответственности от всех вовлеченных лиц. Даже малейшая халатность способна обернуться катастрофическими последствиями. Впрочем, придерживаясь системного подхода и применяя лучшие практики, можно добиться безупречного результата. Устраните типичные ошибки, и ваше событие гарантированно запомнится участникам надолго.